会議における無駄の最小化
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こんにちは、シンシエイト代表の三上です。
現在協力させて頂いている新規プロジェクトにおける定例の会議にて、大変な無駄を感じたので今回はこの話を。
世の中でも「無駄な会議はなんだー」なんて議論もあって、会議のほとんどは無駄だなんて研究結果が出ていたりします。
私はというと、会議自体は本来有意義であり必要不可欠なことだと考えています。
会議はなんのためにあるのか
会議にも色々と種類があるかと思いますが、基本的には予実管理を中心とした以下のプロセスだと考えています。
- 前期間の予算と実績に関する報告（担当者）
- 次期間の予算と施策の相談（担当者）
- 施策に関する決定（決裁者）
つまり、会議とは決定する場であると私は考えています。
会議の各担当者は、当日までに報告事項や次の施策などをまとめます。決裁者はその報告を元に施策に関する決裁を行います。
しかし少なからず、会議を考える場として使ってしまっているケースがあります。（そのためのブレストなどの会議は有効だと考えています。）
会議を「考える場」として使うのは無駄
会議の参加者は何名でしょう？時に2人から大きい会議であれば10人なんてこともありますよね。
それだけの人数が集まる時、一人一人の時給を概算で出して全て足してみてください。会議には人数分の時給がかかっています。時には社長などが同席することもあるでしょう。その重要な時間を考えることに当てる時間は大変非効率なのです。
私自身の話で言うと、メールの本文を会議中に考えるというものでした。
その間、他の会議参加メンバーは話を進めることも出来ず、携帯を見るだりなんだりと完全に時間を持て余していました。
そんなメール作りなんて、会議後に一人でやればいいんです。メールが出来たらみんなで共有すれば良い。
