報告で「理由」は後回し!結論から伝えて提案で締めくくるのが鉄則(例文あり)

現在とあるプロジェクトでスタッフ育成を(勝手に)しています。元々はウェブ周りのサポートでのお付き合いだったのですが、このプロジェクトにはスタッフの育成・強化が必要だと判断して、勝手にやらさせてもらっています。個人的に人が成長していく姿を見ているのが好きでやりたいことの一つでもあるので、僕の知見が何かしらのヒントになれば。。という気持ちでもあります。

そんな中で起きた一コマ。

下手な報告は理由や原因に始まり最後に結論がある

現在、彼らには各種報告をあげてもらうようにしているのですが、その中でよくある報告が細かいディティールの説明から始まるケースです。読みながら「一体今なんの話しをしているんだろう??」と思うことが多々あります。

もしかしたら保身のために、自分は精一杯頑張ったのだということを伝えるべく、そのような流れにしていることもあるかもしれません。しかし、多くの場合は無意識にそのような流れになっているケースがほとんどです。

これが営業やプレゼンであれば、確実に相手は既に興味をなくしてしまい、話しのほとんどを聞いてもらえません。正直に申し上げて、報告ですら読むのが億劫になってしまいます。最後まで聞かないと結論がわからないのでは、結局全てが伝わらないのです。もったいない!

伝わらない報告ってこんな流れで出来ている

まずはよくある伝わらない報告例を見てみましょう。

  • 今回のプロジェクトでは、前回の反省を活かして事前にヒアリングシートを作りました。
  • そうすることにより、クライアントの要望を詳しく聞くことができ、抜け漏れも減りました。
  • 更に事前にヒアリング項目をクライアントに伝えていたため、クライアントも事前に考えて来てくれました。
  • ヒアリングが上手く出来たため、今回のプロジェクトは成功しました。

いかがでしょう。結局プロジェクトは成功したので良かったのですが、最後まで読まないとわからないのです。

伝わりやすい報告をするならこの流れ

上記の報告を伝わりやすい流れにすると以下のようになります。

  • 今回のプロジェクトは無事成功しました。
  • 理由は、事前にヒアリングシートを作ってクライアントに共有していたためです。

これだけです。その他の細かいことを付け加えても構いませんが、あまり細かいことをダラダラと書き足しても仕方ありません。

仕事が出来る人の報告には更に未来がある

上記では、現状を報告したに過ぎません。仕事が出来る人って、更にそこに未来の話を追加してきます。

  • 今回のプロジェクトは無事成功しました。
  • 理由は、事前にヒアリングシートを作ってクライアントに共有していたためです。
  • 今後の課題としては、更に販路を広げる必要があると考えています。
  • そのため、現在パートナーになりえる企業のリストを作っています。

こんな報告が上がってきたら嬉しいですね。完全に「任せたよ」となるわけです。

報告をただの報告で終わらせない考え方

僕自身も意識していることですが、いわゆるPDCAでいう「Check」と「Action」が非常に重要です。計画(Plan)を立てて行動(Do)したことを、次にどうやって活かすのか。ここを活かせるか活かせないかで、人の成長スピードが大きく変わります。報告にCとAが入っているかどうかで、その人間が成長出来るかどうかが見て取るようにわかってしまいます。

報告は、以下のような流れで行うと仕事が出来る人として見てもらいやすいです。

  1. 結果
    今回のプロジェクトは無事成功しました。
  2. 原因・理由
    理由は、事前にヒアリングシートを作ってクライアントに共有していたためです。
  3. 今後の課題
    今後の課題としては、更に販路を広げる必要があると考えています。
  4. 改善策や提案
    そのため、現在パートナーになりえる企業のリストを作っています。

報告内容が良い場合も悪い場合も、どちらにしても課題を発見しそのための改善策を考えることができるというのは非常に良い思考だと思うのです。

逆に考えると、課題を発見出来ないことには成長もないんですよね。現状維持が精一杯になってしまいます。

 

まとめ:報告するときは結論から始める

課題や改善策を考えるのは難しいかもしれませんが、結論から報告するのは誰でも出来るはずです。まずはそこから意識するだけで、だいぶ大きな変化があります。ぜひ参考まで。

三上 龍志|株式会社シンシエイト
この記事を書いた人
三上 龍志|株式会社シンシエイト
2005年からWeb制作に従事。システム開発ベンチャーでエンジニアとしてWeb開発、Webコンサルティング会社でマーケター・新規事業開発を経て2015年に当社を創業。顧客の成果に顧客よりも本気になることをテーマに、Webを通じて顧客の事業を加速させるために日々奮闘中。
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